Khi mở dịch vụ photocopy, nên ưu tiên máy photocopy công suất cao, bền bỉ, chi phí vận hành thấp. Các dòng Ricoh và Toshiba là lựa chọn phổ biến nhờ linh kiện dễ thay, mực rẻ, máy chạy ổn định, phù hợp kinh doanh lâu dài. Việc chọn đúng dòng máy ngay từ đầu giúp giảm rủi ro, nhanh thu hồi vốn và hạn chế hỏng vặt trong quá trình vận hành giúp giảm bớt gánh nặng chi phí.

Nên Chọn Dòng Máy Photocopy Nào Khi Mở Dịch Vụ Photocopy?

Mở dịch vụ photocopy – Vì sao chọn máy đúng là yếu tố sống còn?

Dịch vụ photocopy đang là mô hình kinh doanh được nhiều người lựa chọn trong những năm gần đây nhờ vốn đầu tư không quá cao, nhu cầu ổn định và dễ triển khai. Tuy nhiên, máy photocopy chính là “xương sống” của tiệm. Nếu lựa chọn không đúng dòng máy sẽ gây nên nhiều thiệt hại hàng loạt về tiền bạc cũng như uy tín của người kinh doanh như:

Máy thường xuyên hỏng vặt, in chậm, kẹt giấy khiến khách hàng phải chờ đợi lâu
Chất lượng bản in kém: chữ mờ, lem mực, sai màu, gây khó chịu cho khách
Chi phí sửa chữa và bảo trì cao do linh kiện đắt, mực in không thông dụng
Đầu tư nhầm máy thiếu tính năng cần thiết cho nhu cầu kinh doanh thực tế
Thời gian thu hồi vốn kéo dài, khó duy trì hoạt động lâu dài

Chính vì vậy, chọn đúng dòng máy photocopy là yếu tố quyết định sự thành công của tiệm, đặc biệt với những người mới bắt đầu kinh doanh.

Tiêu chí quan trọng khi chọn máy để mở dịch vụ photocopy

1. Công suất phải phù hợp

Khi mở dịch vụ photocopy, yếu tố đầu tiên cần quan tâm là công suất máy có phù hợp với nhu cầu in ấn hay không. Nên ưu tiên các dòng máy có tốc độ từ 30–50 trang/phút, công suất trung bình khoảng 3.000 – 8.000 bản/ngày.

Mức công suất này giúp máy vận hành ổn định, in nhanh, hạn chế tình trạng quá tải, đặc biệt vào những ngày cao điểm cần in số lượng lớn. Tránh chọn các dòng máy văn phòng nhỏ, vì những máy này không được thiết kế để hoạt động liên tục, dễ xuống cấp, phát sinh lỗi và tốn chi phí sửa chữa về sau.

2. Mực in & linh kiện phải phổ biến

Trong quá trình kinh doanh photocopy, chi phí mực in và linh kiện hao mòn chiếm phần lớn chi phí vận hành. Vì vậy, nên chọn những dòng máy sử dụng mực thông dụng, dễ mua, giá ổn định trên thị trường.

Ngoài ra, linh kiện phải phổ biến, có sẵn để khi máy gặp sự cố có thể sửa chữa nhanh, không làm gián đoạn việc kinh doanh. Tránh các dòng máy hiếm, mực độc quyền hoặc linh kiện khó tìm vì chi phí cao và thời gian chờ sửa lâu. Đây là lý do tại sao 2 thương hiệu Toshiba và Ricoh được dân kinh doanh dịch vụ ưa chuộng.

3. Độ bền và khả năng vận hành liên tục

Máy photocopy dùng cho dịch vụ cần có khả năng chạy liên tục nhiều giờ mỗi ngày mà vẫn đảm bảo ổn định. Những dòng máy bền bỉ sẽ ít gặp tình trạng kẹt giấy, lỗi kỹ thuật hay giảm chất lượng bản in khi in số lượng lớn.

Khi mở dịch vụ photocopy, máy càng ít hỏng vặt thì tiệm càng dễ giữ khách, vì khách hàng luôn ưu tiên nơi in nhanh, ổn định và không phải chờ đợi lâu.

4. Chất lượng bản in phải rõ nét, ổn định

Bản in là yếu tố khách hàng nhìn thấy trực tiếp, vì vậy chất lượng in phải đều, chữ rõ, không lem mực. Một chiếc máy cho bản in kém sẽ khiến khách không hài lòng, dù giá rẻ cũng khó giữ chân lâu dài.

Nên ưu tiên các dòng máy có bản in đậm, sắc nét, ổn định từ đầu đến cuối, đặc biệt khi in văn bản, tài liệu, hồ sơ số lượng lớn.

5. Dễ sử dụng và dễ bảo trì

Đối với người mới mở dịch vụ photocopy, máy photocopy càng dễ sử dụng càng tốt. Giao diện đơn giản, thao tác quen thuộc sẽ giúp hạn chế sai sót khi vận hành.

Bên cạnh đó, máy dễ bảo trì, dễ vệ sinh định kỳ cũng giúp kéo dài tuổi thọ và giảm chi phí sửa chữa trong quá trình sử dụng lâu dài.

6. Phù hợp với định hướng kinh doanh lâu dài

Không nên chỉ chọn máy đủ dùng trong thời gian ngắn. Khi nhu cầu in ấn tăng, máy cần có khả năng đáp ứng tốt hơn mà không phải thay máy quá sớm.

Việc chọn đúng dòng máy ngay từ đầu sẽ giúp ổn định hoạt động, nhanh thu hồi vốn và duy trì tiệm photocopy bền vững.

Nên chọn dòng Ricoh hay Toshiba khi mở dịch vụ photocopy?

Cả Toshiba và Ricoh đều bền, nhưng Ricoh thường được đánh giá cao về độ bền hơn, đặc biệt ở môi trường khắc nghiệt, trong khi Toshiba bền bỉ, dễ dùng với mức giá hợp lý hơn, phù hợp nhu cầu đa dạng. Lựa chọn phụ thuộc vào ưu tiên của bạn: Ricoh cho hiệu năng cao và chất lượng bản chụp sắc nét hơn; Toshiba cho sự ổn định, dễ sử dụng và giá mềm hơn.

Khi mở dịch vụ photocopy, Ricoh phù hợp nếu ưu tiên chất lượng bản in sắc nét, độ bền cao, hoạt động ổn định cho khối lượng lớn (nhưng chi phí vật tư cao hơn), trong khi Toshiba là lựa chọn tốt nếu cần máy đa năng, giá cạnh tranh, dễ sử dụng, chi phí vật tư thấp hơn và giá máy ban đầu có thể rẻ hơn Ricoh cùng phân khúc.

Gợi ý cấu hình máy photocopy cho người mới mở tiệm

Khi mới bắt đầu mở dịch vụ photocopy, việc chọn model máy phù hợp với nhu cầu thực tế là yếu tố quan trọng để vận hành trơn tru và tối ưu chi phí. Dưới đây là các dòng máy được nhiều tiệm tin dùng, từ tốc độ in ổn định đến độ bền cao, linh kiện dễ thay, mực phổ biến, phù hợp với hầu hết nhu cầu kinh doanh photocopy:

Toshiba e-Studio 5018

Tốc độ: ~50 trang/phút
Ưu điểm: Công suất lớn, vận hành bền bỉ, in khổ A3 nhanh chóng
Phù hợp: Tiệm có nhu cầu in cao, khách đông vào giờ cao điểm

Toshiba e-Studio 5005AC

Tốc độ: ~50 trang/phút
Ưu điểm: Chức năng mạnh mẽ, các thao tác đơn giản, tích hợp in – scan – copy – fax đầy đủ
Phù hợp: Tiệm in ấn màu vừa và lớn, lượng tài liệu khổ A3 lớn

Toshiba e-Studio 857

Tốc độ: ~85 trang/phút
Ưu điểm: Công suất rất cao, in nhanh, ít thời gian chờ đợi
Phù hợp: Tiệm photocopy có lượng in lớn, nhu cầu doanh số cao

Ricoh Aficio 7502

Tốc độ: ~75 trang/phút
Ưu điểm: In nhanh, ổn định, kết cấu bền bỉ, bản in rõ nét
Phù hợp: Tiệm có nhu cầu in ấn liên tục, tập trung vào tốc độ và chất lượng, khối lượng in lớn

Ricoh Aficio 5055

Tốc độ: ~50 trang/phút
Ưu điểm: Dễ sử dụng, chi phí vận hành hợp lý, linh kiện phổ biến
Phù hợp: Tiệm mới mở, nhu cầu trung bình đến cao

Ricoh IM 6000

Tốc độ: ~60 trang/phút
Ưu điểm: Công nghệ in hiện đại, tích hợp nhiều tính năng, chất lượng bản in tốt
Phù hợp: Tiệm cần máy đa năng, hiệu năng toàn diện

Lưu ý khi chọn cấu hình máy

Nên xác định lượng in ấn hàng tháng của tiệm để chọn máy phù hợp:
- Dưới 5.000 bản/tháng → model 50–60 trang/phút
- Trên 10.000 bản/tháng → model ≥ 60 trang/phút
Ưu tiên dòng máy có linh kiện/sửa chữa phổ biến, đảm bảo hoạt động xuyên suốt

Tóm lại:

Nếu bạn muốn ổn định lâu dài và lượng in lớn → chọn model tốc độ cao như Toshiba 857, Ricoh 7502, Ricoh IM 6000
Nếu bạn mới mở, lượng in vừa phải → Toshiba 5018, Ricoh 5055 là lựa chọn phù hợp, cân bằng chi phí & hiệu quả

Lời chia sẻ từ tiệm photocopy đã sử dụng máy photocopy tại Nguyễn Phan

Trong quá trình lắp đặt và bảo trì máy cho nhiều tiệm photocopy, một kinh nghiệm được chia sẻ là không nên chọn máy quá rẻ hoặc công suất quá yếu. Trải nghiệm của khách hàng đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh, vì vậy việc chi tiền cho một chiếc máy có hiệu suất tốt sẽ giúp giảm thời gian dừng máy, phục vụ nhanh hơn và giữ được uy tín với khách.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn đơn vị cung cấp máy photocopy uy tín tuy thoạt nhìn không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, nhưng lại giúp đảm bảo chất lượng máy, linh kiện chính hãng và chế độ bảo hành rõ ràng. Điều này góp phần giảm rủi ro và chi phí phát sinh, đặc biệt trong giai đoạn mới mở tiệm

Câu hỏi thường gặp khi chọn máy mở dịch vụ photocopy (FAQ)

❓ Mới mở mở dịch vụ photocopy nên chọn máy tốc độ bao nhiêu là hợp lý?

Với người mới mở tiệm, nên ưu tiên máy có tốc độ từ 45–50 trang/phút. Mức này đủ đáp ứng nhu cầu in ấn hàng ngày, không quá yếu cũng không lãng phí chi phí đầu tư ban đầu. Khi lượng khách tăng, máy vẫn có thể vận hành ổn định mà chưa cần đổi máy sớm.

❓ Nên mua máy photocopy mới hay máy cũ để mở dịch vụ photocopy?

Theo kinh nghiệm thực tế, máy photocopy cũ từ 90–95% là lựa chọn phù hợp cho người mới mở tiệm. Máy vẫn đảm bảo hiệu suất, trong khi chi phí đầu tư thấp hơn 40–60% so với máy mới, giúp nhanh thu hồi vốn và giảm áp lực tài chính ban đầu.

❓ Dòng Toshiba hay Ricoh phù hợp hơn cho tiệm photocopy?

Cả hai đều là thương hiệu phổ biến trong lĩnh vực photocopy:

Toshiba phù hợp với tiệm cần máy chi phí hợp lý, linh kiện và mực phổ biến, thu hồi vốn nhanh.
Ricoh dễ sử dụng, bản in đậm nét, ổn định khi in ấn số lượng lớn liên tục.

Việc lựa chọn phụ thuộc vào lượng in thực tế và thói quen vận hành của tiệm, không có dòng nào tốt tuyệt đối cho mọi trường hợp.

❓ Mở dịch vụ photocopy có cần máy in màu không?

Giai đoạn đầu, máy photocopy đen trắng công suất cao là quan trọng nhất. Máy in màu có thể bổ sung sau nếu khu vực có nhu cầu in màu (bìa hồ sơ, tài liệu trình bày…). Tránh đầu tư máy màu sớm nếu chưa có khách, dễ gây lãng phí.

❓ Máy photocopy công suất lớn có tốn mực và điện hơn không?

Máy công suất lớn thường tiêu thụ mực và điện nhiều hơn, nhưng đổi lại tốc độ nhanh, ít lỗi, vận hành ổn định. Nếu tiệm có lượng in lớn, chi phí này là hợp lý và còn tiết kiệm hơn so với dùng máy yếu nhưng in liên tục.

❓ Nên chọn máy có sẵn chức năng in – scan – copy hay chỉ cần copy?

Nên chọn máy đa chức năng (in – scan – copy) để linh hoạt phục vụ nhiều nhu cầu khách hàng. Scan tài liệu hiện nay được sử dụng khá thường xuyên, giúp tăng thêm dịch vụ và nguồn thu cho tiệm.

❓ Bao lâu nên bảo trì máy photocopy một lần?

Thông thường, nên bảo trì máy định kỳ mỗi 1–3 tháng, tùy theo lượng in ấn. Bảo trì đúng lịch giúp máy hoạt động ổn định, giảm lỗi vặt và kéo dài tuổi thọ linh kiện.

❓ Một tiệm photocopy nên có mấy máy?

Với tiệm mới, 1 máy chính + 1 máy dự phòng (công suất thấp hơn) là phương án an toàn. Máy dự phòng giúp không gián đoạn công việc khi máy chính cần bảo trì hoặc gặp sự cố.

❓ Nên chọn đơn vị bán máy photocopy như thế nào?

Nên chọn đơn vị:

Bán máy chính hãng, tư vấn rõ ràng
Test máy kỹ trước khi giao
Có bảo hành rõ ràng
Hỗ trợ kỹ thuật nhanh
Linh kiện, mực in sẵn có

Điều này giúp người mới mở dịch vụ photocopy yên tâm vận hành, tránh rủi ro phát sinh sau mua.

Mở dịch vụ photocopy không phải điều dễ dàng, để vận hành ổn định lâu dài và có lợi nhuận thì việc lựa chọn đúng dòng máy photocopy ngay từ đầu là yếu tố rất quan trọng. Một chiếc máy phù hợp về công suất, bền bỉ, mực và linh kiện dễ thay thế sẽ giúp giảm rủi ro trong quá trình kinh doanh, hạn chế gián đoạn và tối ưu chi phí vận hành.

Thay vì chỉ quan tâm đến giá rẻ, người mới mở dịch vụ photocopy nên dành thời gian tìm hiểu kỹ nhu cầu thực tế và tham khảo kinh nghiệm từ những người đã làm trước. Điều này sẽ giúp việc đầu tư ban đầu hiệu quả hơn và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh photocopy lâu dài.