Những Sai Lầm Khi Chọn Máy Photocopy Cho Tiệm Dịch Vụ (Người Mới Rất Hay Mắc)

Mở tiệm photocopy tưởng chừng đơn giản, nhưng trên thực tế rất nhiều tiệm phải đóng cửa sớm hoặc hoạt động không hiệu quả chỉ vì những sai lầm khi chọn máy photocopy cho tiệm dịch vụ ngay từ đầu. Với người mới bước vào nghề, việc thiếu kinh nghiệm dễ dẫn đến những quyết định sai lầm, gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín kinh doanh.

Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà người mới mở dịch vụ photocopy thường gặp phải – bạn nên tránh ngay từ đầu.

1. Chọn máy quá rẻ, không phù hợp làm dịch vụ

Đây là sai lầm phổ biến nhất mà khi chọn máy photocopy cho tiệm dịch vụ thường mắc phải. Để giảm vốn đầu tư ban đầu, nhiều người ưu tiên chọn máy giá rẻ nhưng lại chưa tính kỹ đến chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng.

Thực tế, các dòng máy quá rẻ thường gặp những vấn đề như:

Công suất thấp, nhanh xuống cấp khi chạy dịch vụ
Hay kẹt giấy, phát sinh nhiều lỗi vặt
Linh kiện khó thay thế, chi phí sửa chữa cao

Với tiệm photocopy dịch vụ, máy gần như phải hoạt động liên tục mỗi ngày. Vì vậy, giá mua ban đầu thấp không đồng nghĩa với tiết kiệm lâu dài. Việc đầu tư một chiếc máy phù hợp, vận hành ổn định ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế hỏng hóc, giảm thời gian gián đoạn và tránh những khoản chi phí không đáng có trong quá trình kinh doanh.

2. Chọn máy công suất quá yếu so với nhu cầu thực tế

Sai lầm này thường bắt nguồn từ việc chọn máy quá rẻ. Nhiều người cho rằng tiệm mới mở thì lượng in ấn chưa nhiều nên chỉ cần máy văn phòng nhỏ để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi lượng khách tăng lên hoặc rơi vào giờ cao điểm, máy không đáp ứng kịp sẽ kéo theo nhiều hệ quả:

Khách phải chờ lâu, dễ bỏ đi, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của tiệm
Máy thường xuyên chạy quá tải, dễ nóng, phát sinh lỗi vặt và làm gián đoạn công việc
Tốn thêm thời gian và chi phí cho việc sửa chữa, bảo trì linh kiện

Thực tế, một tiệm photocopy dịch vụ nên ưu tiên các dòng máy có:

Tốc độ từ 30–50 trang/phút, giúp in ấn nhanh, giảm thời gian chờ cho khách và nhẹ việc cho người vận hành
Công suất trung bình từ 3.000 – 8.000 bản/ngày, đảm bảo máy vẫn hoạt động ổn định vào những ngày đông khách; những ngày thường sử dụng máy dư công suất cũng không ảnh hưởng đến độ bền của máy

3. Không quan tâm chi phí mực và vật tư hao mòn

Một sai lầm khác mà người mới mở tiệm thường gặp là chỉ nhìn vào giá máy mà chưa tính đến chi phí vận hành lâu dài. Trên thực tế, chi phí tiêu tốn lớn nhất của tiệm photocopy lại nằm ở mực in, vật tư và chi phí sửa chữa trong quá trình sử dụng.

Một số dòng máy có thể gặp các vấn đề như:

Dùng mực hiếm, giá cao
Trống, gạt khó tìm hoặc giá thay thế đắt
Linh kiện hao mòn không phổ biến trên thị trường

Điều này không chỉ khiến chủ tiệm mất nhiều thời gian tìm linh kiện, chờ sửa chữa, mà còn làm chi phí mỗi bản in tăng cao hơn nhiều so với dự tính ban đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Khi chọn máy photocopy cho tiệm dịch vụ, nên ưu tiên:

Mực in thông dụng, dễ mua
Linh kiện dễ thay thế
Có nhiều đơn vị sửa chữa và kỹ thuật viên quen dòng máy

Những yếu tố này giúp việc sửa chữa diễn ra nhanh hơn, giảm thời gian dừng máy và kiểm soát tốt chi phí vận hành, đặc biệt quan trọng với tiệm mới mở.

4. Mua máy thiếu các chức năng cần thiết

Nhiều người khi mới mở tiệm chỉ tập trung vào nhu cầu photocopy trắng đen, nhưng sau một thời gian mới nhận ra khách hàng còn có nhiều nhu cầu khác như:

Scan tài liệu
In qua mạng nội bộ hoặc Wifi
In hai mặt tự động

Khi đó, nếu máy không hỗ trợ, việc nâng cấp sẽ tốn kém; còn nếu không đáp ứng được nhu cầu của khách thì rất dễ mất khách vào tay tiệm khác.

Vì vậy, trước khi mua máy, nên xác định rõ:

Có cần in – scan – copy đa chức năng không
Có cần in hai mặt tự động không
Có cần kết nối mạng LAN/Wifi để in từ nhiều thiết bị không

Trong điều kiện cho phép, nên ưu tiên những dòng máy có đầy đủ chức năng cơ bản. Bởi vì khó có thể dự đoán trước nhu cầu của khách hàng, và việc đáp ứng được nhiều nhu cầu hơn sẽ giúp tăng sự tiện lợi, tạo độ tín nhiệm và giữ chân khách lâu dài.

5. Không kiểm tra kỹ tình trạng máy (đối với máy cũ)

Máy photocopy cũ là lựa chọn phổ biến giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn có máy tốt để làm dịch vụ. Tuy nhiên, điều này chỉ hiệu quả khi chủ tiệm kiểm tra kỹ tình trạng máy trước khi mua. Nếu không, rất dễ gặp các vấn đề như:

Máy đã chạy quá công suất trong thời gian dài
Linh kiện hao mòn nặng
Máy từng sửa chữa nhiều lần, hoạt động không ổn định

Khi chọn mua máy photocopy cũ, cần đặc biệt quan tâm:

Tổng số bản in (counter) để đánh giá mức độ sử dụng của máy
Tình trạng hao mòn linh kiện bên trong
Test thực tế khi máy chạy liên tục, kiểm tra độ nhạy lệnh, độ ổn định và độ ồn

Việc cẩn thận và tỉ mỉ trong khâu kiểm tra sẽ giúp tránh tình trạng mua máy về đã phải thay linh kiện, thường xuyên sửa lỗi, vận hành chậm và gây ồn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của tiệm.

6. Chọn sai đơn vị cung cấp máy photocopy

Nhiều người khi mua máy chỉ quan tâm đến giá mà bỏ qua yếu tố đơn vị cung cấp. Điều này dễ dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình sử dụng, chẳng hạn như:

Chất lượng máy không đảm bảo
Không được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời khi máy gặp sự cố
Chính sách bảo hành không rõ ràng
Khó sửa chữa, chờ linh kiện lâu

Đối với tiệm photocopy mới mở, hỗ trợ sau bán hàng quan trọng không kém giá máy. Khi máy gặp trục trặc mà không được xử lý kịp thời, công việc bị gián đoạn, gây mất khách của tiệm.

Việc lựa chọn đúng đơn vị cung cấp máy photocopy giúp tiệm dịch vụ in ấn có một “chỗ tựa” vững chắc trong giai đoạn đầu hoạt động. Nhờ đó, chủ tiệm giảm được rủi ro phát sinh chi phí sửa chữa, được hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và đảm bảo tiến độ công việc diễn ra ổn định.

7. Không tính đến khả năng mở rộng về sau

Một số tiệm sau vài tháng hoạt động ổn định sẽ:

Tăng lượng khách
Nhận hợp đồng in ấn lớn
Mở thêm dịch vụ in màu, scan số lượng lớn

Nếu máy ban đầu quá yếu, việc nâng cấp sẽ tốn kém và gián đoạn hoạt động. Vì vậy nên chọn máy photocopy cho tiệm dịch vụ có dư địa nâng công suất, tránh phải thay máy quá sớm.

Lời Khuyên Khi Chọn Máy Photocopy Cho Tiệm Dịch Vụ In Ấn

Việc chọn máy photocopy cho tiệm dịch vụ không nên dựa vào cảm tính hoặc chỉ nhìn vào giá rẻ, mà cần cân nhắc đến hiệu quả vận hành trong dài hạn. Tránh được những sai lầm kể trên sẽ giúp tiệm:

Hoạt động ổn định, hạn chế gián đoạn
Giữ chân khách hàng nhờ phục vụ nhanh và đều
Giảm đáng kể chi phí sửa chữa, bảo trì
Thu hồi vốn tốt hơn và dễ mở rộng quy mô về sau

Đối với người mới bắt đầu, tìm hiểu kỹ nhu cầu thực tế và học hỏi kinh nghiệm từ những tiệm đã vận hành ổn định là cách an toàn nhất để bước vào lĩnh vực dịch vụ photocopy, tránh được nhiều rủi ro không đáng có trong giai đoạn đầu.