Một số lỗi phổ biến khi sử dụng máy photocopy và cách bảo dưỡng để phòng tránh

Máy photocopy là thiết bị in ấn quen thuộc trong môi trường văn phòng bận rộn. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, những sự cố bất ngờ như: kẹt giấy, lem mực, treo máy, lỗi kết nối, hay các mã lỗi hệ thống (C, SC…) thường gây gián đoạn công việc.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân, cách phòng tránh và đặc biệt là những biện pháp xử lý tạm thời nhanh chóng lỗi phổ biến khi sử dụng máy photocopy để bạn có thể hoàn thành bản in ngay lập tức!

1. Lỗi kẹt giấy (Paper Jam) – “Bệnh” kinh điển nhất

Đây là một trong những lỗi phổ biến khi sử dụng máy photocopy hay thường gặp nhất và khiến ngươi dùng “khó chịu” trong quá trình sử dụng nếu xảy ra quá thường xuyên. Vậy chúng ta hãy cùng xem nguyên nhân và cách hạn chế lỗi nhé!

1.1. Nguyên nhân chính

• Chất lượng giấy không đảm bảo: Sử dụng giấy quá mỏng hoặc giấy tái chế không đạt chuẩn khiến hệ thống kéo giấy dễ bị trượt.

• Tác động của thời tiết (Mùa mưa/Nồm ẩm): Giấy có đặc tính hút ẩm cực cao. Khi vào mùa mưa hoặc thời tiết nồm, các tờ giấy dễ bị dính vào nhau, gây ra hiện tượng máy kéo một lúc nhiều tờ dẫn đến kẹt.

• Thiết lập khay giấy sai cách: Thanh dẫn hướng trong khay giấy không ôm sát xấp giấy, làm giấy bị lệch khi máy bắt đầu kéo.

• Hao mòn linh kiện: Sau một thời gian sử dụng, quả lô kéo giấy (bánh xe cao su) bị mòn hoặc bám bụi mực, không còn đủ độ bám để đẩy giấy đi đúng nhịp.

---

1.2. Biện pháp xử lý tạm thời (Khi cần in gấp)

1. Lấy giấy đúng cách: Mở cửa hông hoặc khay giấy theo chỉ dẫn trên màn hình. Dùng cả hai tay kéo nhẹ nhàng tờ giấy ra theo chiều đi của máy. Tuyệt đối không giật mạnh hoặc dùng vật nhọn gắp giấy vì dễ làm rách bao lụa hoặc trầy xước trống (drum).

2. Đảo đầu giấy: Nếu giấy hơi ẩm, bạn có thể lấy xấp giấy ra, đảo ngược đầu hoặc lật mặt giấy lại rồi thử in lại.

3. Vệ sinh nhanh bánh xe cao su: Dùng một chiếc khăn sạch, hơi ẩm lau qua bề mặt các quả lô kéo giấy để tăng độ ma sát.

Nếu bạn cần hướng dẫn chi tiết cho máy photocopy Ricoh và Toshiba, vui lòng tham khảo bài hướng dẫn sau : Cách sửa máy photocopy bị kẹt giấy đơn giản

---

1.3. Cách phòng tránh hiệu quả

• Bảo quản giấy: Luôn để giấy trong bao bì kín, chỉ lấy đủ lượng cần dùng. Trong mùa mưa, nên trang bị tủ sấy giấy hoặc đặt giấy ở nơi cao ráo, khô thoáng.

• Chọn giấy định lượng chuẩn: Nên sử dụng giấy có định lượng từ 70gsm – 80gsm để máy hoạt động ổn định nhất.

• Kiểm tra khay giấy: Đảm bảo các thanh căn chỉnh trong khay vừa vặn với khổ giấy (A4, A3…)

---

2. Bản in bị lem mực hoặc có vết sọc – “Kẻ thù” của sự chuyên nghiệp

Khi bản in xuất hiện những vệt đen dọc, ngang hoặc chữ bị nhòe, tài liệu của bạn sẽ trông rất mất thẩm mỹ. Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn biết nên tự vệ sinh hay cần gọi thợ ngay.

2.1. Nguyên nhân phổ biến

• Cụm Trống (Drum) bị trầy xước: Đây là nguyên nhân hàng đầu. Chỉ cần một vết xước nhỏ trên bề mặt trống do cát bụi hoặc ghim bấm giấy gây ra, bản in sẽ xuất hiện vệt đen kéo dài.

• Gạt mực bị hỏng hoặc bẩn: Cần gạt có nhiệm vụ gạt sạch mực thừa. Nếu gạt bị vênh hoặc bám bụi lâu ngày, mực sẽ không được làm sạch, dẫn đến hiện tượng lem nhem.

• Mực kém chất lượng: Sử dụng mực không chính hãng, mực có tạp chất lớn làm mực không bám đều vào giấy hoặc gây cặn trong hộp mực.

• Hộp mực thải bị đầy: Khi mực thải không được đổ đi kịp thời, nó sẽ tràn ngược lại và làm bẩn bản in.

2.2. Biện pháp xử lý tạm thời

1. Vệ sinh mặt kính và đèn quét: Nếu bạn đang thực hiện thao tác Photo hoặc Scan mà bị sọc, hãy dùng khăn mềm và cồn nhẹ lau sạch mặt kính nhỏ (ADF) và mặt kính lớn. Đôi khi chỉ một vết bút xóa khô dính trên kính cũng tạo ra vệt đen dài.

2. Lắc hộp mực: Lấy hộp mực ra và lắc nhẹ theo chiều ngang để mực được phân bổ đều (chỉ áp dụng nếu bản in bị mờ hoặc sọc trắng).

3. Vệ sinh dây cao áp: Một số dòng máy có cần gạt vệ sinh dây cao áp bên trong, bạn có thể kéo ra vào vài lần để làm sạch bụi mực.

2.3. Cách phòng tránh để máy luôn bền

• Tuyệt đối không dùng giấy có ghim: Hãy kiểm tra kỹ và tháo hết ghim bấm trước khi cho giấy vào khay hoặc bộ nạp bản gốc. Ghim là “sát thủ” số 1 gây hỏng Drum và tốn kém chi phí thay thế.

• Sử dụng mực chuẩn: Lựa chọn loại mực tương thích cao để bảo vệ linh kiện và giúp bản in sắc nét, bền màu theo thời gian.

• Bảo trì định kỳ: Việc hút bụi và vệ sinh các linh kiện bên trong mỗi 3-6 tháng sẽ giúp máy vận hành trơn tru hơn.

3. Lỗi máy bị treo hoặc báo mã lỗi hệ thống (Mã C, SC…)

Đây là trường hợp khiến người dùng “đứng hình” vì máy không cho thực hiện bất kỳ thao tác nào.

• Dòng máy Toshiba: Thường báo các mã lỗi bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: C440, C447 – liên quan đến bộ phận sấy).

• Dòng máy Ricoh: Thường báo mã SC (Ví dụ: SC 542, SC 552).

Cách xử lý nhanh: Thử tắt nguồn máy hoàn toàn, rút phích cắm điện, đợi khoảng 1-2 phút để máy xả hết điện tích lỗi rồi khởi động lại. Nếu máy vẫn báo lỗi sau 2-3 lần thử, bạn không nên cố khởi động tiếp mà hãy liên hệ kỹ thuật để kiểm tra linh kiện bên trong (như sensor, bóng sấy hoặc bo mạch).

4. Nội dung giải đáp thắc mắc (FAQ)

Q1: Tại sao máy photocopy thường xuyên bị kẹt giấy?

Trả lời: Kẹt giấy là lỗi phổ biến nhất, thường do các nguyên nhân:

• Chất lượng giấy kém, ẩm hoặc quá mỏng.
• Bộ phận kéo giấy (quả lô) bị mòn hoặc bám bụi.
• Sắp xếp giấy vào khay không ngay ngắn.

Mẹo: Luôn bảo quản giấy ở nơi khô ráo và vệ sinh bộ phận kéo giấy định kỳ bằng khăn mềm ẩm.

Q2: Làm sao để bản in không bị lem mực hay có vệt sọc đen?

Trả lời: Vấn đề này thường do cụm trống (drum) bị trầy xước hoặc gạt mực bị hỏng. Bạn nên kiểm tra bề mặt trống, nếu có vết xước lớn thì cần thay thế để đảm bảo độ sắc nét.

Q3: Khi nào cần thay mực cho máy photocopy?

Trả lời: Máy thường sẽ báo lỗi “Replace Toner” hoặc bản in bắt đầu mờ dần, có khoảng trắng ở giữa. Không nên lắc hộp mực để dùng cố quá lâu vì có thể gây rơi vãi mực vào máy, ảnh hưởng đến các linh kiện khác.

Q4: Thuê máy photocopy hay mua máy mới thì kinh tế hơn?

Trả lời:

• Nên thuê: Khi bạn muốn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, không muốn lo lắng về chi phí sửa chữa, thay mực và bảo trì định kỳ.
• Nên mua: Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng cực lớn và lâu dài (trên 5 năm) và có đội ngũ quản lý thiết bị riêng.

---

5. Kinh nghiệm “vàng” khi sử dụng máy photocopy

• Vị trí đặt máy: Tránh những nơi có ánh nắng trực tiếp hoặc quá ẩm ướt. Đặt máy cách tường ít nhất 20cm để máy thoát nhiệt tốt.

• Sử dụng giấy đúng định lượng: Đa số các dòng máy văn phòng hoạt động tốt nhất với giấy từ 70gsm đến 80gsm.

• Tắt máy đúng cách: Sử dụng nút nguồn trên bảng điều khiển trước khi ngắt công tắc tổng để máy có thời gian đưa các bộ phận về trạng thái nghỉ.

• Vệ sinh mặt kính: Luôn giữ mặt kính sạch sẽ để tránh các chấm đen nhỏ xuất hiện trên bản quét hoặc bản sao.

Nếu bạn đã thử các bước trên nhưng vẫn không khắc phục được, đừng quá lo lắng. Một dịch vụ thuê máy photocopy uy tín sẽ bao gồm toàn bộ việc sửa chữa và thay thế linh kiện miễn phí, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào công việc văn phòng