Bí Quyết Tiết Kiệm Đến 30% Chi Phí Vận Hành Máy Photocopy Văn Phòng

Máy photocopy là thiết bị tiêu tốn khá nhiều chi phí định kỳ từ mực in, giấy cho đến điện năng và bảo trì. Nếu biết cách sử dụng khoa học, bạn có thể tiết kiệm chi phí máy photocopy hàng tháng mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Hãy cùng Nguyễn Phan điểm qua 5 mẹo tiết kiệm “vàng” sau đây:

1. Tận dụng tối đa tính năng in hai mặt (Duplex)

Đây là cách đơn giản nhất để cắt giảm 50% chi phí giấy.

• Lời khuyên: Hãy thiết lập chế độ In hai mặt (Print on both sides) làm mặc định trên máy tính của toàn bộ nhân viên.

• Lợi ích: Ngoài việc tiết kiệm giấy, xấp tài liệu của bạn sẽ mỏng nhẹ, chuyên nghiệp hơn và góp phần bảo vệ môi trường

2. Sử dụng chế độ in tiết kiệm mực (Draft/Economy Mode)

Với các tài liệu nội bộ, thông báo tạm thời hoặc bản nháp, bạn không nhất thiết phải in ở độ phân giải cao nhất.

• Cách làm: Trong phần Printing Preferences, hãy chọn chế độ Draft hoặc Toner Save.

• Mẹo nhỏ: Hãy sử dụng các font chữ “mảnh” như Calibri hoặc Arial thay vì các font chữ đậm, dày để giảm lượng mực phun lên giấy.

3. Kiểm tra kỹ bản xem trước (Print Preview) trước khi bấm nút

Sai sót trong dàn trang, nhảy dòng hoặc dư trang trắng là nguyên nhân gây lãng phí giấy mực phổ biến nhất.

• Thói quen tốt: Luôn dành 3 giây để xem Print Preview. Việc này giúp bạn loại bỏ các trang trắng không cần thiết hoặc chỉnh sửa lỗi định dạng trước khi máy bắt đầu chạy.

4. Quản lý người dùng bằng mã Code (User Code)

Nếu văn phòng có nhiều phòng ban, việc để máy “tự do” đôi khi dẫn đến tình trạng in ấn quá mức cần thiết hoặc dùng máy vào việc cá nhân.

• Giải pháp: Kỹ thuật viên có thể giúp bạn cài đặt User Code cho từng nhân viên hoặc bộ phận.

• Hiệu quả: Cuối tháng, bạn có thể xuất báo cáo số lượng bản in của từng mã để điều chỉnh định mức sử dụng sao cho hợp lý.

5. Đừng bao giờ bỏ qua bảo trì định kỳ

Nghe có vẻ tốn kém, nhưng bảo trì định kỳ thực chất là cách dùng máy photocopy bền, tối ưu chi phí in ấn về lâu dài.

• Tại sao? Các bộ phận như lô sấy, quả lô kéo giấy nếu được vệ sinh sạch sẽ sẽ giúp máy chạy êm, ít kẹt giấy và giảm hư hại cho các linh kiện đắt tiền như Trống (Drum).

• Một chiếc máy được chăm sóc tốt sẽ tiêu thụ ít điện năng hơn và tránh được các hỏng hóc nặng khiến công việc bị đình trệ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang đau đầu vì chi phí thay mực và sửa chữa biến động quá lớn, giải pháp Thuê máy photocopy chính là câu trả lời kinh tế nhất.

Tại Nguyễn Phan, khi thuê máy, bạn sẽ:

• 0 đồng chi phí đầu tư máy mới.

• 0 đồng chi phí thay mực và linh kiện định kỳ.

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 – máy hỏng có thợ đến ngay trong 2 giờ.

Bạn muốn nhận bảng tính toán chi tiết chi phí in ấn cho văn phòng mình? Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia tạibanmayin.com.vnđể được tư vấn dòng máy tiết kiệm điện, mực nhất hiện nay!