Các Lỗi Máy Photocopy Thường Gặp Và Cách Xử Lý

Máy photocopy là thiết bị vận hành gần như mỗi ngày tại văn phòng, doanh nghiệp và tiệm dịch vụ in ấn. Tuy nhiên, đa số người dùng chỉ phát hiện lỗi khi máy đã dừng hoạt động hoàn toàn, gây gián đoạn công việc và phát sinh chi phí sửa chữa không nhỏ.

Trên thực tế, đa phần lỗi máy photocopy đều có dấu hiệu cảnh báo sớm. Nếu nhận biết kịp thời, người dùng có thể xử lý nhanh hoặc chủ động bảo trì, tránh hỏng nặng.

Bài viết này tổng hợp những lỗi máy photocopy thường gặp nhất và cách xử lý dựa trên kinh nghiệm thực tế khi vận hành và sửa chữa máy photocopy.

1. Lỗi Kẹt Giấy – Lỗi Phổ Biến Nhất

Dấu hiệu thường gặp

• Màn hình máy in hiển thị thông báo “Paper Jam”.
• Đèn cảnh báo (thường là đèn giấy) nhấp nháy liên tục.
• Máy ngừng hoạt động, không nhận lệnh in.
• Có tiếng động lạ (rít, xé) khi máy hoạt động.
• In ra giấy bị rách, thiếu nội dung. 

Nguyên nhân

• Giấy: Giấy quá mỏng, quá dày, không đồng đều, ẩm, nhăn, có ghim bấm.
• Thao tác: Đặt giấy sai cách, lệch khay, quá nhiều giấy.
• Linh kiện: Rulo/quả đào kéo giấy bị mòn, mất ma sát; rách bao lụa (fuser film).
• Bụi bẩn: Bụi bẩn hoặc giấy vụn tích tụ trong máy làm ảnh hưởng cảm biến, bộ phận kéo giấy. 

Cách xử lý

• Lấy giấy ra: Tắt máy, rút điện, nhẹ nhàng kéo giấy kẹt theo chiều di chuyển của giấy. Nếu khó, mở các nắp máy, khu vực hộp mực, cụm sấy để lấy.
• Vệ sinh: Làm sạch các con lăn, cảm biến. Vệ sinh định kỳ các bộ phận bên trong máy.
• Dùng giấy: Dùng giấy chất lượng tốt, đúng định lượng máy hỗ trợ; bảo quản giấy nơi khô ráo.
• Đặt giấy: Xếp giấy ngay ngắn, không đặt quá nhiều.
• Kiểm tra linh kiện: Nếu thường xuyên kẹt, có thể cần thay thế rulo, quả đào kéo giấy hoặc bao lụa bị hỏng.
• Nhờ chuyên gia: Nếu lỗi liên tục hoặc không tự xử lý được, hãy liên hệ kỹ thuật viên. 

Lưu ý quan trọng

Kẹt giấy lặp lại nhiều lần không phải lỗi nhỏ. Nếu tiếp tục sử dụng, có thể gây:

• Rách cảm biến
• Lệch đường giấy
• Hư cụm kéo giấy

2. Bản In Bị Mờ, Lem Mực, Đen Nền

Dấu hiệu nhận biết sớm

• Bản in nhạt, mờ dần: Hết mực, mực không đều hoặc cài đặt mực quá thấp.
• Lem nhem, vệt đen/xám toàn trang: Hộp mực rò rỉ, mực thải đầy, trống in/gạt mực/ trục từ bị mòn, bẩn, hoặc mực kém chất lượng/vón cục.
• Mực không bám, dính tay: Lô sấy không đủ nhiệt độ/bị hỏng, hoặc giấy ẩm/kém chất lượng.
• Sọc ngang/dọc, lặp lại: Thường do trống, gạt mực bị mòn hoặc trục từ có vấn đề. 

Nguyên nhân phổ biến

• Mực kém chất lượng
• Trống (drum) hao mòn
• Gạt mực bẩn hoặc mòn
• Bụi mực bám lâu ngày trong máy

Cách khắc phục

• Kiểm tra mực & giấy:
  • Mực: Thay mực mới chính hãng, mực chất lượng tốt. Nạp mực đúng tiêu chuẩn.
  • Giấy: Dùng giấy 80gsm trở lên, bảo quản nơi khô ráo. Tránh giấy ẩm/nhăn.
• Vệ sinh hộp mực: Mở hộp mực, vệ sinh sạch gạt mực, trục từ, đổ mực thải.
• Kiểm tra/Thay thế linh kiện:
  • Trống in (Drum): Nếu mòn/hỏng, cần thay mới.
  • Gạt mực: Vệ sinh thường xuyên. Nếu hỏng/mòn thì thay.
  • Lô sấy (Fuser): Nếu không đủ nhiệt, cần kiểm tra/thay bộ phận làm nóng hoặc lô sấy.
• Cài đặt máy: Kiểm tra lại mật độ mực (Density) trong driver máy in.
• Liên hệ chuyên gia: Nếu các bước trên không hiệu quả, có thể do lỗi main nguồn hoặc linh kiện phức tạp, cần kỹ thuật viên chuyên nghiệp. 

Vì sao không nên bỏ qua?

Chất lượng bản in xuống cấp thường là dấu hiệu linh kiện đã đến ngưỡng hao mòn. Nếu không xử lý sớm, có thể dẫn đến:

• Hỏng trống
• Hỏng cụm từ
• Chi phí sửa chữa cao hơn nhiều

3. Máy Photocopy Phát Ra Tiếng Ồn Bất Thường

Dấu hiệu nhận biết

• Tiếng lạch cạch khi chạy

• Tiếng rít nhẹ kéo dài

• Tiếng ồn lớn hơn bình thường khi in số lượng nhiều

Nguyên nhân thường gặp

• Lắp đặt không đúng: Máy đặt nghiêng, không cân bằng bề mặt.
• Vấn đề về giấy và mực: Khay giấy lắp lệch, dùng giấy kém chất lượng, hoặc hộp mực lắp sai.
• Dị vật: Kẹp ghim, vụn giấy, hoặc vật cứng kẹt trong đường dẫn giấy hoặc bộ phận bên trong.
• Linh kiện hao mòn/hỏng hóc:
  • Ổ trục/bánh răng mòn, cong vênh.
  • Lô sấy hoặc bao lụa bị cào, rách.
  • Motor quang khô dầu hoặc hỏng.
• Bảo trì kém: Bụi bẩn tích tụ làm cản trở hoạt động. 

Giải pháp khắc phục

• Kiểm tra vị trí máy: Dùng thước thủy kê lại máy cho cân bằng hoàn toàn; lót chân đế cao su chống rung.
• Kiểm tra và xử lý giấy/mực: Lắp lại khay giấy, kiểm tra hộp mực, không để quá nhiều giấy. Dùng loại giấy phù hợp.
• Vệ sinh bên trong: Mở máy, kiểm tra và lấy hết dị vật, bụi bẩn.
• Bảo trì định kỳ: Vệ sinh, tra dầu (nếu cần) cho ổ trục, motor quang.
• Thay thế linh kiện: Nếu tiếng ồn do trục, bánh răng, lô sấy, bao lụa hoặc motor hỏng, cần thay mới.
• Gọi thợ chuyên nghiệp: Với các lỗi phức tạp như mòn ổ trục, hỏng motor quang, hãy liên hệ kỹ thuật viên để được sửa chữa chính xác. 

Khuyến nghị

Tiếng ồn bất thường thường xuất hiện trước khi linh kiện hỏng hoàn toàn. Nếu xử lý sớm, có thể chỉ cần:

• Vệ sinh
• Căn chỉnh
• Bôi trơn
  
  Thay vì phải thay cả cụm lớn.

4. Máy Chạy Chậm, Treo Lệnh, Phản Hồi Kém

Dấu hiệu nhận biết

• Máy nhận lệnh nhưng in rất lâu
• Hay đứng máy giữa chừng
• Phải khởi động lại nhiều lần
• Scan hoặc in mạng bị gián đoạn

Nguyên nhân phổ biến

• Phần mềm: Quá nhiều ứng dụng chạy nền/khởi động cùng Windows, virus/malware, phần mềm xung đột, file rác tích tụ, lỗi Registry.
• Phần cứng: RAM dung lượng thấp/lỗi, ổ cứng HDD đầy/phân mảnh/lỗi thời, thiếu tản nhiệt, cấu hình yếu.
• Hệ điều hành/Driver: Hệ điều hành cũ, driver lỗi thời/không tương thích.
• Kết nối (máy in): Cáp USB lỏng/hỏng, WiFi/mạng LAN yếu, nhiễu sóng. 

Giải pháp khắc phục

• Dọn dẹp:
  • Xóa file rác (%temp%, Disk Cleanup).
  • Tắt ứng dụng chạy nền/khởi động cùng Windows (Task Manager, Startup Apps).
  • Gỡ bỏ ứng dụng không cần thiết.
• Tối ưu hệ thống:
  • Chống phân mảnh ổ đĩa (nếu dùng HDD).
  • Vô hiệu hóa hiệu ứng đồ họa (Adjust for best performance).
  • Cập nhật Windows, driver.
  • Chạy quét virus định kỳ (chỉ dùng 1 phần mềm).
• Kiểm tra phần cứng & Nâng cấp:
  • Nâng cấp RAM, chuyển sang ổ SSD.
  • Vệ sinh, kiểm tra khe tản nhiệt.
• Đối phó tức thời:
  • Dùng Ctrl + Alt + Delete (Task Manager) để tắt ứng dụng treo.
  • Dùng Win + Ctrl + Shift + B để khởi động lại driver đồ họa.
  • Khởi động lại máy. 

Lưu ý thực tế

Máy chạy chậm kéo dài thường cho thấy máy không còn phù hợp với khối lượng công việc hiện tại.

5. Máy Hay Báo Lỗi Cảm Biến

Dấu hiệu nhận biết

• Báo lỗi dù không có giấy
• Mở nắp đóng lại vẫn không hết lỗi
• Lỗi xuất hiện ngẫu nhiên

Nguyên nhân thường gặp

• Bụi bẩn & mảnh vụn giấy: Bám vào cảm biến (sensor), che khuất tầm nhìn của chúng, làm chúng hoạt động sai.
• Giấy kẹt/sai vị trí: Gây lỗi ở cảm biến giấy (sensor paper).
• Linh kiện hỏng: Cảm biến nhiệt (thermistor), cảm biến độ ẩm, đèn quét (lamp), motor, dây cáp kết nối bị lỏng hoặc đứt.
• Vật tư không phù hợp: Dùng mực không chính hãng, hộp mực không tương thích.
• Lỗi phần mềm/Firmware: Cần cập nhật phiên bản mới.
• Hỏng board điều khiển: Board điều khiển motor hoặc cảm biến bị lỗi. 

Giải pháp khắc phục

• Vệ sinh định kỳ: Lau sạch bụi bẩn, mực thừa xung quanh các cảm biến (đặc biệt là cảm biến trong bộ ADF), và các bộ phận khác như trống, trục sấy.
• Kiểm tra và sắp xếp giấy: Đảm bảo giấy đặt đúng cách, không quá tải, giấy chất lượng tốt.
• Kiểm tra dây cáp: Đảm bảo các dây cáp kết nối cảm biến chắc chắn, không lỏng lẻo.
• Reset bộ đếm mực: Nếu máy báo hết mực ảo.
• Thay thế linh kiện:
  • Cảm biến hỏng: Dùng đồng hồ đo điện kiểm tra (ví dụ: sensor nhiệt độ, sensor giấy).
  • Hộp mực/Mực in: Thay hộp mực mới chính hãng.
• Cập nhật Firmware: Cài đặt phiên bản phần mềm mới nhất cho máy.
• Liên hệ kỹ thuật viên: Nếu các bước trên không hiệu quả, có thể do lỗi ở board mạch hoặc các bộ phận phức tạp cần chuyên môn cao. 

Vì sao cần xử lý sớm?

Cảm biến lỗi có thể khiến máy:

• Không nhận lệnh
• Dừng đột ngột khi đang in
• Gây kẹt giấy liên hoàn

6. Máy Nóng Bất Thường Khi Vận Hành

Dấu hiệu nhận biết

• Màn hình hiển thị mã lỗi liên quan đến nhiệt độ: Như SC 50.2, SC 50.3, SC 542, SC 543, hoặc báo lỗi quá nhiệt fuser (bộ sấy).
• Bản in có vấn đề: Nhòe, lem mực, mờ hoặc có vệt đen.
• Giấy kẹt liên tục, đặc biệt ở khu vực sấy.
• Mùi khét hoặc máy phát ra tiếng động lạ.
• Linh kiện nhựa/cao su biến dạng hoặc bị lão hóa nhanh chóng. 

Nguyên nhân

• Vấn đề bộ sấy (Fuser): Cảm biến nhiệt bị che phủ bởi bụi hoặc hỏng, đèn sấy/cầu chì nhiệt yếu, lô sấy/trục ép mòn.
• Sử dụng không đúng: Dùng giấy quá dày, giấy không phù hợp, máy hoạt động liên tục quá tải (in/copy liên tục trong thời gian dài).
• Nguồn điện: Yếu, chập chờn, sụt áp (đặc biệt với máy Nhật dùng điện 110V không có biến áp).
• Môi trường: Phòng đặt máy nóng, bí, thiếu thông gió.
• Bụi bẩn: Bụi giấy tích tụ che phủ cảm biến nhiệt, linh kiện bên trong. 

Giải pháp khắc phục

Đối với người dùng:

• Kiểm tra nguồn điện: Cắm chặt dây, dùng ổn áp chất lượng.
• Kiểm tra giấy: Dùng giấy chuẩn, phù hợp với máy.
• Giảm tải: Cho máy nghỉ ngơi, tránh chạy liên tục nhiều giờ.
• Vệ sinh đơn giản: Mở nắp, nhẹ nhàng lấy giấy kẹt (cẩn thận vì nóng), kiểm tra dây nguồn, vệ sinh kính scan (nếu liên quan đến sọc).

Cảnh báo

Nếu tiếp tục sử dụng trong tình trạng này, nguy cơ:

• Cháy cụm sấy
• Hư board nguồn
• Giảm tuổi thọ máy nghiêm trọng
• Không nhận lệnh
• Dừng đột ngột khi đang in
• Gây kẹt giấy liên hoàn

7. Khi Nào Nên Gọi Kỹ Thuật?

Bạn nên liên hệ kỹ thuật khi:

• Lỗi lặp lại nhiều lần
• Máy có dấu hiệu nóng, mùi lạ
• Chất lượng bản in xuống nhanh
• Máy dừng đột ngột khi đang chạy

Việc xử lý sớm giúp:

• Giảm chi phí sửa chữa
• Tránh hỏng dây chuyền công việc
• Kéo dài tuổi thọ máy

Các lỗi máy photocopy như kẹt giấy, bản in mờ – lem mực, máy chạy chậm, báo lỗi cảm biến hay quá nhiệt đều là những sự cố phổ biến trong quá trình sử dụng hằng ngày. Điểm chung của các lỗi này là hiếm khi xảy ra đột ngột, mà thường xuất hiện qua những dấu hiệu cảnh báo sớm. Nếu người dùng chủ quan bỏ qua, lỗi nhỏ rất dễ phát triển thành hỏng hóc nghiêm trọng, gây gián đoạn công việc và phát sinh chi phí sửa chữa lớn.

Nếu bạn đang gặp những lỗi tương tự nhưng chưa xác định được nguyên nhân chính xác, hoặc máy photocopy thường xuyên lặp lại lỗi dù đã xử lý cơ bản, việc trao đổi với kỹ thuật viên có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí phát sinh không cần thiết.

Trong quá trình sử dụng máy photocopy, đừng ngại hỏi – kiểm tra – bảo trì sớm, bởi xử lý đúng thời điểm luôn rẻ và an toàn hơn so với sửa chữa khi máy đã hỏng nặng.