Rất nhiều doanh nghiệp khi mua hoặc thuê máy photocopy văn phòng thường chỉ quan tâm đến giá máy, mà bỏ qua yếu tố quan trọng nhất: sản lượng in ấn thực tế mỗi tháng. Việc chọn sai công suất có thể khiến máy nhanh xuống cấp, phát sinh lỗi liên tục và đội chi phí vận hành về lâu dài.

Vậy máy photocopy văn phòng nên in bao nhiêu bản/tháng là phù hợp? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây.

1. Vì sao cần xác định đúng số bản in mỗi tháng?

Máy Photocopy Văn Phòng Bao Nhiêu Bản/Tháng Là Đủ?

Máy photocopy nào cũng có giới hạn công suất khuyến nghị. Nếu:

In vượt công suất → máy nhanh hỏng, lỗi vặt, kẹt giấy, mờ bản in
In dưới công suất quá nhiều → lãng phí tiền đầu tư, máy dư thừa tính năng

Xác định đúng số bản in/tháng giúp doanh nghiệp:

Chọn đúng dòng máy phù hợp
Máy chạy bền, ổn định hơn
Tiết kiệm chi phí sửa chữa & thay thế linh kiện
Tránh phải đổi máy sớm

2. Sản lượng in phổ biến của văn phòng hiện nay

Dựa trên kinh nghiệm thực tế tại các doanh nghiệp, văn phòng có thể chia thành 3 nhóm chính:

Văn phòng nhỏ – công ty ít nhân sự

Sản lượng: 1.000 – 3.000 bản/tháng

Phù hợp với:

Công ty dưới 10 nhân viên
Chủ yếu in hợp đồng, giấy tờ nội bộ, báo cáo
Tần suất in không liên tục

Gợi ý: Máy photocopy văn phòng mini hoặc máy đa chức năng cơ bản.

Văn phòng vừa – doanh nghiệp ổn định

Sản lượng: 5.000 – 10.000 bản/tháng

Phù hợp với:

Công ty 10 – 30 nhân viên
Có kế toán, hành chính, nhân sự
In hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thường xuyên

Gợi ý: Máy photocopy văn phòng tầm trung, tốc độ 30–45 trang/phút, có scan mạng.

Văn phòng lớn – công ty nhiều phòng ban

Sản lượng: 15.000 – 30.000 bản/tháng (hoặc hơn)

Phù hợp với:

Doanh nghiệp trên 30 nhân sự
Nhiều bộ phận dùng chung: kế toán – kho – hành chính
In ấn liên tục mỗi ngày

Gợi ý: Máy photocopy công suất cao, khung máy lớn, linh kiện bền.

Văn phòng lớn – công ty nhiều phòng ban

Sản lượng: 15.000 – 30.000 bản/tháng (hoặc hơn)

Phù hợp với:

Doanh nghiệp trên 30 nhân sự
Nhiều bộ phận dùng chung: kế toán – kho – hành chính
In ấn liên tục mỗi ngày

Gợi ý: Máy photocopy công suất cao, khung máy lớn, linh kiện bền.

3. Nếu in vượt mức khuyến nghị thì chuyện gì xảy ra?

Rất nhiều doanh nghiệp gặp các tình trạng sau vì chọn máy photocopy văn phòng công suất thấp:

Máy nóng nhanh, chạy chậm dần
Kẹt giấy liên tục khi in nhiều
Bản in mờ, lem mực, sọc đen
Hao mòn trống – gạt mực nhanh
Phải gọi kỹ thuật thường xuyên

Chi phí sửa chữa cộng dồn đôi khi còn cao hơn tiền thuê/mua đúng máy ngay từ đầu.

4. Cách ước lượng nhanh số bản in/tháng (rất dễ)

Bạn có thể tự ước lượng theo công thức đơn giản:

1 nhân sự văn phòng ≈ 300 – 500 bản/tháng
Bộ phận kế toán/kho ≈ 1.000 – 2.000 bản/tháng

Ví dụ:

Văn phòng 15 người + 1 kế toán

→ (15 × 400) + 1.500 ≈ 7.500 bản/tháng

Từ đó chọn máy có công suất tối thiểu 10.000 bản/tháng để chạy bền.

5. Nên mua hay thuê máy photocopy theo sản lượng?

Nhu cầu	Giải pháp phù hợp
In ít – ngân sách hạn chế	Thuê máy
In ổn định – lâu dài	Mua hoặc thuê dài hạn
In nhiều – sợ rủi ro sửa chữa	Thuê máy công suất cao
Không có kỹ thuật nội bộ	Thuê máy có bảo trì

Với doanh nghiệp in trên 5.000 bản/tháng, thuê máy photocopy thường tối ưu hơn về chi phí và độ ổn định.

6. Lời khuyên thực tế cho doanh nghiệp

Đừng chọn máy chỉ vì giá rẻ
Luôn chọn máy có dư công suất 20–30%
Ưu tiên dòng máy linh kiện phổ biến, dễ sửa
Nếu chưa rõ sản lượng → nên thuê trước, dùng thử

Gợi ý nhỏ cho doanh nghiệp đang cân nhắc thiết bị in ấn

Nếu bạn vẫn chưa chắc văn phòng mình đang in bao nhiêu là “đủ”, hoặc đang phân vân không biết máy hiện tại có đang chạy quá tải hay không, việc trao đổi với đơn vị có kinh nghiệm thực tế sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn tình trạng đang gặp phải.

Chỉ cần xác định đúng nhu cầu in ấn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tránh được rất nhiều chi phí phát sinh về sửa chữa, thay máy sớm hoặc thuê máy không phù hợp.

Trong trường hợp cần, bạn có thể chủ động trao đổi để được tư vấn đúng theo mức in thực tế, hoàn toàn không cần quyết định mua hay thuê ngay. Hiểu rõ trước – lựa chọn sau sẽ luôn là cách an toàn và tiết kiệm hơn cho văn phòng.

Cần tư vấn chọn máy photocopy văn phòng phù hợp nhu cầu thực tế? Liên hệ Nguyễn Phan để được hỗ trợ đúng công suất – đúng chi phí.

Hotline: 0826.911.996

Địa chỉ: 41/21D TX23, P. Thới An, TP. Hồ Chí Minh

Website: banmayin.com.vn / chuyenmayvanphong.com