Máy photocopy báo lỗi giữa giờ làm việc đúng lúc đang cần in gấp hồ sơ, chứng từ hay hợp đồng là tình huống rất nhiều văn phòng và doanh nghiệp từng gặp phải. Đặc biệt vào giờ cao điểm (đầu ca – cuối ca – cuối tháng), chỉ cần máy đứng vài phút cũng đủ làm công việc bị gián đoạn, nhân sự phải chờ đợi và tiến độ bị ảnh hưởng.

Làm Gì Khi Máy Photocopy Báo Lỗi Giữa Giờ Làm Việc?

Vậy khi máy photocopy báo lỗi giữa giờ làm việc bất ngờ, nên xử lý thế nào để không rối, không làm tình trạng nặng hơn? Dưới đây là các bước xử lý thực tế, dễ áp dụng cho văn phòng và doanh nghiệp.

1. Giữ bình tĩnh, không tắt mở máy liên tục

Phản xạ thường gặp nhất khi máy photocopy báo lỗi giữa giờ làm việc là tắt nguồn – mở lại liên tục. Tuy nhiên, đây lại là cách xử lý dễ gây hại nhất.

Một số lỗi chỉ là cảnh báo tạm thời (kẹt giấy, nắp chưa đóng kín)
Việc tắt mở nhiều lần có thể làm lỗi hệ thống nặng hơn
Với máy đang chạy nhiều, tắt đột ngột còn ảnh hưởng đến bộ sấy

Nên làm: Đọc kỹ thông báo lỗi trên màn hình trước khi thao tác tiếp.

2. Kiểm tra nhanh các lỗi phổ biến có thể tự xử lý

Trong nhiều trường hợp, máy báo lỗi giữa giờ làm việc đến từ những nguyên nhân rất đơn giản.

Kẹt giấy

Mở đúng vị trí máy đang báo kẹt
Lấy giấy ra nhẹ tay, không giật mạnh
Kiểm tra xem còn sót mảnh giấy nhỏ bên trong không

Hết mực hoặc mực lắp chưa đúng

Kiểm tra hộp mực đã lắp khít chưa
Không lắc mạnh mực khi đang gấp

Nắp máy, khay giấy chưa đóng kín

Đóng lại từng bộ phận theo thứ tự
Không ép mạnh nếu cảm thấy kẹt

Sau khi xử lý, chờ máy khởi động lại hoàn toàn rồi mới in tiếp.

3. Nếu máy báo lỗi kỹ thuật – nên dừng in ngay

Một số lỗi không nên cố in tiếp, ví dụ:

Báo lỗi cảm biến
Báo lỗi hệ thống
Máy phát tiếng kêu lạ, rung mạnh
Bản in mờ, lem mực bất thường kèm cảnh báo

Tiếp tục in trong các trường hợp này có thể làm hư linh kiện nặng hơn, đặc biệt là trống, bộ sấy hoặc mô-tơ.

4. Tạm thời điều phối công việc để không gián đoạn toàn bộ

Trong lúc chờ xử lý lỗi, doanh nghiệp nên:

Ưu tiên in các hồ sơ gấp trước (nếu còn máy khác)
Dời các công việc in không khẩn cấp sang thời điểm khác
Tránh để nhiều người cùng thao tác lên máy đang lỗi

Cách này giúp giảm áp lực cho cả nhân sự và thiết bị, tránh tình trạng “càng gấp càng rối”.

5. Ghi nhận lỗi máy để kỹ thuật xử lý nhanh hơn

Nếu cần gọi kỹ thuật, bạn nên ghi lại:

Mã lỗi hiển thị trên màn hình
Tình trạng máy trước khi lỗi xảy ra (đang in nhiều, vừa thay mực, vừa kẹt giấy…)
Lỗi xuất hiện lần đầu hay lặp lại nhiều lần

Thông tin này giúp kỹ thuật chẩn đoán nhanh – xử lý đúng lỗi – không mất thời gian kiểm tra lan man.

6. Vì sao máy hay báo lỗi đúng giữa giờ làm việc?

Thông thường, máy photocopy báo lỗi giữa giờ làm việc cao điểm vì:

In ấn liên tục vượt công suất
Máy đã lâu chưa bảo trì
Linh kiện hao mòn đến ngưỡng
Nhiều người dùng chung nhưng thao tác không đồng nhất

Đây cũng là dấu hiệu cho thấy máy đang cần được kiểm tra tổng thể, không chỉ xử lý lỗi trước mắt.

7. Cách hạn chế tình trạng máy báo lỗi đột xuất

Để tránh lặp lại tình huống này, doanh nghiệp nên:

Bảo trì máy định kỳ
Dùng máy đúng công suất khuyến nghị
Hướng dẫn nhân sự thao tác cơ bản
Có đơn vị kỹ thuật hỗ trợ khi cần

Một chiếc máy photocopy hoạt động ổn định không chỉ giúp in ấn suôn sẻ, mà còn giữ nhịp vận hành cho cả bộ phận kế toán – kho – hành chính.

Kết luận

Máy photocopy báo lỗi giữa giờ làm việc là tình huống không ai mong muốn, nhưng nếu xử lý đúng cách, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu gián đoạn và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Quan trọng nhất là:

Không xử lý vội vàng
Không cố in khi máy báo lỗi nặng
Chủ động kiểm tra và bảo trì sớm

Nếu máy photocopy tại văn phòng bạn thường xuyên báo lỗi, đứng máy hoặc hoạt động không ổn định, việc kiểm tra sớm sẽ giúp tránh những gián đoạn không đáng có trong quá trình làm việc.

Nguyễn Phan là đơn vị phân phối và sửa chữa máy photocopy khu vực TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận

Hotline: 0826.911.996

Địa chỉ: 41/21D TX23, P. Thới An, TP. Hồ Chí Minh

Website: banmayin.com.vn / chuyenmayvanphong.com